Cuentas por Cobrar comerciales
Definición
Incluye los documentos y cuentas por cobrar que representan los derechos exigibles provenientes de la venta de bienes y prestación de servicios de operaciones relacionadas con el giro del negocio, debiendo mostrarse separadamente los importes a cargo de empresas vinculadas y de aquellos comprometidos en garantía de patrimonios fideicometidos, de ser el caso.
Valuación
Se registra a su costo de operación o transacción. Si hay moneda extranjera se debe actualizar permanentemente para reflejar el efecto de la fluctuación en los tipos de cambio.
Se deberá evaluar la real probabilidad de cobro, en caso contrario se debe estimar una provisión para cuentas de cobranza dudosa (incobrables o malas deudas), que cubra la eventual pérdida.
Presentación
Se debe desdoblar en porción corriente y no corriente según la fecha de vencimiento, de acuerdo a:
- Cuentas por cobrar comerciales con terceros
- Cuentas por cobrar comerciales a empresas vinculada
- Letras descontadas
- Intereses diferidos
- Provisión para cuentas de cobranza dudosa
- Los anticipos a proveedores deben reclasificarse a existencias, GPA o activo fijo, dependiendo del propósito del anticipo.
Las personas responsables de las ventas deben ser diferentes a las que se encargan de contabilizar estas cuentas y a las que aprueban los créditos. Haciéndolo así, las funciones de contabilización y de aprobación del crédito sirven como aprobaciones independientes sobre las ventas.
Separar estas funciones reduce las posibilidad de errores y malversación de fondos.
Ejemplos de control interno en Cuentas por Cobrar
- Evaluar el crédito antes, durante y después de la venta.
- Establecer límites en los montos otorgados como créditos a los clientes.
- Tener una historia del cliente (cuenta corriente).
- Conciliar las cuentas corrientes con las cuentas del mayor.
- Arqueo periódico y sorpresivo de las facturas y documentos en poder de la empresa.
- Confirmación de saldos a los clientes.
- Conciliación de las letras en bancos y registros
Política de plazos de cobranza
El plazo de cobranza es establecido por la gerencia, generalmente las empresas otorgan créditos: facturas y letras en cobranza.
Los plazos depende de los siguientes factores:
economía del país, tipo de negocio, tipo de producto, importe de la venta, tipo de cliente, tipo de empresa, tipo de moneda, forma de financiamiento,
Tratamiento contable de las “Cuentas para cuentas de cobranza dudosa”
Cuando se realiza una venta se desconoce el hecho de que un cliente no pagará su cuenta, ya que de otra manera la venta no se efectuaría.
Al finalizar el período contable probablemente la empresa ignore cuáles de las cuentas por cobrar pueden catalogarse como no cobrables, sin embargo se puede hacer un cálculo estimativo de su importe, constituyendo de esta forma un “Provisión”, para cuentas de cobranza dudosa.
Método para calcular la provisión para cuentas de cobranza dudosa
Estimar la provisión en base a lo siguiente:
- Examen individual del saldo de cada cliente.
- Antigüedad de las cuentas por cobrar.
- Un porcentaje del total de las ventas del período.
- Un porcentaje del saldo de las cuentas por cobrar.
Provisión en base examen individual del saldo de cada cliente
La compañía debe realizar un “examen individual” y establecer su mejor estimado de la probabilidad real de cobro de los saldo de las cuentas por cobrar “identificado” cliente por cliente.
- No es conveniente cuando hay muchos clientes y los importes individualmente no son significativos.
- Es conveniente cuando un grupo de clientes es significativo
- Para realizar este examen es necesario contar con un Departamento de Créditos y Cobranzas.
Provisión en base a la antigüedad de las cuentas por cobrar
En este caso la provisión se determina en base a la fecha de los documentos ya vencidos, estableciéndose un “porcentaje” (%) preestablecido de acuerdo a políticas de la empresa .
- Es conveniente cuando hay muchos clientes.
- No es conveniente porque no discrimina la posibilidad de que algunos clientes con saldos vencidos pueda cancelar su deuda.
Provisión sobre un porcentaje del total de las ventas del período.
Esta provisión se determina de acuerdo a una tasa que se calcula con base en las estadísticas de ventas y de pérdidas en malas deudas de los ejercicios pasados. Teóricamente, la tasa debe calcularse dividiendo las pérdidas de ejercicios pasados entre las ventas al crédito del ejercicio corriente, sin embargo la práctica es tomar ejercicios anteriores y aplicar porcentajes (%) similares para cada año.
Las ventajas y desventajas son similares al apartado anterior.
Provisión en base a un porcentaje del saldo de las cuentas por cobrar.
Si la experiencia de una compañía indica que un % dado sobre los saldos pendientes de cobro a cualquier fecha resultará en incobrable, la provisión puede estimarse sobre un % del saldo por cobrar que indica la experiencia en cuanto a pérdidas.
No es un método recomendable, está sujeto a la desventaja señalada en la lámina de antigüedad de saldos.
Clasificación por antigüedad de las cuentas por cobrar
Ejemplo
Efectuar la provisión para malas deudas en base a los métodos señalados, tomando como datos la imagen.
Adicionalmente se tiene lo siguiente:
- Ventas netas del año 20X2: US$194,800.
- Historia de malas ventas: 4.8%
- Historia de créditos incobrables: 12.5%
- Política de deudas vencidas: 0.1,1,5,10,20 y 40% por deudas no vencidas y menores a 30, 60, 90,120 y 150 días de atraso.
Provisión en base al examen individual del saldo de cada cliente
Clasificación por antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar
% de ventas netas:
Ventas netas: US$194,800
% de ventas dudosas: 4.8
Provisión :194,800 x 4.8% = US$9,350.4
% del saldo de cuentas por cobrar:
Saldo de cuentas por cobrar: US$48,500
% del saldo de malas deudas: 12.5
Provisión: 48,500 x 12.5 = US$6,062.5
Resumen del efecto al utilizar distintas bases para provisionar malas deudas
Rotación de las Cuentas por Cobrar
El importe de las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes y los documentos por cobrar, depende del volumen de las ventas, de la práctica en cuanto a la extensión del crédito concedido y de la efectividad de la política de cobros.
Puesto que las cuentas por cobrar representa un elemento importante del activo corriente, la política de créditos y cobranzas de una empresa debe estar bajo vigilancia constante
Conclusiones:
El importe de las cuentas por cobrar, en cualquier momento no debe exceder una proporción razonable de las ventas netas.
Mientras menor es la velocidad de los cobros, mayor deberá ser el capital neto de trabajo y mayor el gasto por cuentas por cobrar incobrables y el gasto de cobranza
Ejemplo de rotación de Cuentas por Cobrar
Ventas netas = 1,375.0 = 5.28 veces
Ctas. por cobrar 260.2
En términos de rotación muestra que las C x C han sido cobradas aproximadamente 5.28 veces por año
Razón cobranzas
Ctas. por cobrar = 260.2 x 365 = Días que la
Ventas netas 1,375 venta no es cobrada ( 69)
Representa el promedio de ventas diarias que permanece en los libros sin cobrar
Presentación de las cuentas por cobrar
- Cuentas por cobrar comerciales ( Nota )
- Otras cuentas por cobrar (Nota )
- Cuentas por cobrar a afiliadas (Nota )
Nota …
Las cuentas por cobrar están conformadas de la siguiente forma:
S/.000
- Facturas y letras – terceros
- Vinculadas (Nota )
- Total
- Letras descontadas ( )
- Intereses diferidos ( )
- Provisión para malas deudas ( )
- Total _______
Reconocimiento de los ingresos (NIC 18 )
Los ingresos generalmente se reconocen en el período contable en que se realizan. La “realización” ocurre cuando la mercancía o los servicios se suministran al cliente (riesgos y beneficios) a cambio de efectivo o de algún otro valor. Para los servicios los ingresos se reconocen en le período en que se presta al cliente.
Tratamiento preferencial
Tratándose de productos tangibles, el ingreso no se reconoce cuando se recibe el pedido del cliente, se manufactura, se firma un contrato, sino cuando los artículos se embarcan o se expide al cliente.
Tratamiento alternativo – apéndice
Se reconoce como ingreso, a pesar de no entregar la mercancía, siempre y cuando:
- El cliente solicita tiempo para recoger la mercancía.
- Se pacta entregas parciales.
- El cliente acepta la facturación y el pago.
- Acepta los riesgos.
Cuentas por cobrar a Vinculadas
Incluye los derechos corrientes de la empresa provenientes de préstamos otorgados, correspondientes a operaciones distintas a las del giro del negocio, a cargo de las empresas y otras personas naturales vinculadas, con excepción de adeudos de directores, personal, y de socios no referidos a suscripciones pendientes de pago.
Presentación
Se debe mostrar los deudores principales, según la parte corriente y no corriente, los importes vencidos y por vencer:
- Clase o categorías
- Saldos iniciales
- Adiciones
- Deducciones
- Saldos finales
Transacciones con empresas vinculadas
En donde exista control, las transacciones entre vinculadas debe revelarse, de acuerdo a:
- La naturaleza de las transacciones, operaciones, contratos o negocios.
- Los volúmenes de las transacciones, cantidades, impuestos que genere
- Base de liquidación, forma de pago, y proporciones de partidas independientes y políticas de precio en éstas transacciones.
Otras cuentas por cobrar
Incluye derechos exigibles diferentes de aquellos originados en las transacciones relacionadas con el giro del negocio:
- Adeudos a directores y personal.
- Reclamos y préstamos de terceros.
- Depósitos en garantía.
- Intereses por cobrar.
- IGV y pagos a cuenta del IR
- Otros
Presentación
Se debe revelar la naturaleza y las condiciones, mostrando deparadamente la
información relativa a otras cuentas por cobrar, de acuerdo a:
- Saldos iniciales
- Adiciones
- Deducciones
- Saldos finales
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