La apertura de mercados con la firma de los tratados de libre comercio y la entrada en vigencia de la ley para la adopción de las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) hace que todo tipo de empresa utilice tecnología en sus sistemas de información para administrar sus empresas y ser competitivo. Se requiere tener disponible la mayor información para tomar las mejores decisiones de negocios. Si no se cuenta con la tecnología correcta se pueden perder negocios o dar espacio para que la competencia tome su lugar.
A continuación damos una guía rápida para resolver las dudas que surgen sobre tecnología y el cumplimiento de las NIIF.
¿Qué impacto tienen las NIIF para las pymes?
La aplicación de las NIIF en Colombia se basa en una ley que es de obligatorio cumplimiento para todas las empresas, particularmente las empresas catalogadas como grupo dos. Establecido por el decreto 3022 de 2013 se fija la entrada en vigencia a partir de 1 de enero de 2016. Se requiere tener un año de información financiera bajo este nuevo modelo, es decir, el año 2015, con lo cual todas las empresas deben estar trabajando en la definición de sus “Políticas Financieras y Contables”, que son el sustento a la interpretación de las NIIF en cada compañía. Hay impactos a todo nivel en la organización, desde el punto de vista estratégico, como planes de negocios, presupuestos, revisión de objetivos, valoración del patrimonio y del ingreso, hasta los procedimientos administrativos, operativos y financieros.
¿Cómo apoya la tecnología este proceso?
En pleno siglo XXI no se puede pretender administrar una compañía y ser competitivo sin el apoyo de adecuados sistemas de información y tecnología que permitan el seguimiento y control en tiempo real. La tecnología es un factor fundamental en la adecuada adopción de las NIIF dado que hay mediciones de carácter contable y financiero que un adecuado sistema de información puede hacer de forma automática, lo que ahorra costos y la posibilidad de cometer un error.
¿Qué se debe tener en cuenta para seleccionar una herramienta tecnológica para soportar este proceso?
La herramienta que se escoja debe estar integrada a los diferentes procesos de la compañía como inventarios, ventas, servicio al cliente y producción para asegurar que la información es confiable y no tener que hacer procesos manuales de integración de la información. Se debe tener en cuenta también una herramienta que pueda crecer con la compañía, que esté continuamente innovando y evolucionando con los cambios que hay a través del tiempo.
¿Qué soluciones existen en el mercado?
En el mercado hay soluciones de muy bajo costo, pero que en unos años no crecerán con la compañía o no estarán al día con los requerimientos de la empresa. También existen soluciones de clase mundial al alcance de las pymes. Una de ellas es SAP Business One, el sistema de información ERP y CRM, líder mundial que soporta a más de 45.000 pymes en más de 125 países, de los cuales muchos ya tienen implementado el modelo NIIF, y que cuenta con las facilidades tecnológicas para acompañar a las empresas en este proceso. Además, existen muchos convenios de financiación y leasing a bajo interés que ayudan a las pymes a adquirir mejor tecnología sin afectar el flujo de caja.
¿Qué debe tener en cuenta una pyme de grupo 2 para cumplir con los tiempos?
El proceso de adopción de las NIIF es un proyecto que incluye cuatro grandes fases: diagnóstico y entrenamiento, evaluación y planeación, desarrollo e implementación y, finalmente, aseguramiento. El balance contable de apertura a Enero 01 de 2015 debe estar al finalizar la segunda fase y haber superado su análisis y revisión de parte de la alta gerencia de cada empresa. Construir estas políticas financieras y contables requiere de la participación de la alta gerencia y no solo del departamento de contabilidad, de manera que se recomienda contratar la asesoría de un experto en esta área que acompañe el proceso y contar con un excelente sistema de información empresarial ERP como SAP Business One.
¿Cuáles son los consejos clave para un empresario para actualizar sus recursos tecnológicos o implementar tecnología en su pyme?
1. Conseguir un asesor o aliado estratégico que le ayude a definir la mejor opción respecto a sus necesidades y crecimiento futuro.
2. Los servicios de tecnología por demanda son hoy día la mejor opción para las pequeñas empresas porque le permiten racionalizar sus inversiones y tener un mejor flujo de efectivo.
3. Apoyarse de la experiencia y el Know How que tienen incorporado los sistemas de información para no “reinventar la rueda” sino aplicar las mejores prácticas de las grandes empresas, que actualmente están disponibles para las pequeñas.
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